Annahme und Erfassung von Serviceanfragen: Der Service Desk fungiert als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Nutzer, die Hausmeisterleistungen benötigen. Er erfasst detailliert alle relevanten Informationen wie Art des Problems, Standort, Dringlichkeit und besondere Anforderungen.
Priorisierung und Klassifizierung: Basierend auf der Dringlichkeit und dem Einfluss auf den Betriebsablauf priorisiert der Service Desk die Anfragen. Kritische Vorfälle wie sicherheitsrelevante Mängel werden sofort bearbeitet.
Koordination und Disposition: Er plant und koordiniert die Einsätze der Hausmeister, stellt sicher, dass die richtigen Fachkräfte mit den passenden Fähigkeiten und Werkzeugen zugewiesen werden.
Terminvereinbarungen: Der Service Desk stimmt Termine mit den Anfragenden ab, um eine minimale Beeinträchtigung des Betriebs zu gewährleisten, und koordiniert gegebenenfalls Zugangsberechtigungen.
Überwachung des Arbeitsfortschritts: Durch kontinuierliches Monitoring behält der Service Desk den Überblick über den Status aller offenen Aufträge, stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden, und interveniert bei Verzögerungen.
Kommunikation und Informationsfluss: Er hält alle Beteiligten über den Status der Anfragen auf dem Laufenden, informiert über eventuelle Änderungen und stellt sicher, dass relevante Informationen zeitnah weitergegeben werden.
Qualitätssicherung und Feedbackmanagement: Nach Abschluss der Arbeiten sammelt der Service Desk Feedback von den Anfragenden, bewertet die Zufriedenheit und initiiert bei Bedarf Nachbesserungen.
Dokumentation und Reporting: Alle Vorgänge werden detailliert dokumentiert. Der Service Desk erstellt regelmäßige Berichte über Leistungskennzahlen, wie z.B. Reaktionszeiten, Lösungszeiten und Kundenzufriedenheit.
Prozessoptimierung: Basierend auf den gesammelten Daten identifiziert er Trends und wiederkehrende Probleme, schlägt Prozessverbesserungen vor und unterstützt bei der Implementierung effizienterer Arbeitsabläufe.
Einhaltung von Compliance und Sicherheitsstandards: Er stellt sicher, dass alle Hausmeisterleistungen unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien erbracht werden, insbesondere in Bezug auf Arbeitssicherheit und Datenschutz.
Budgetkontrolle: Der Service Desk überwacht die Kosten für Hausmeisterleistungen, stellt die Einhaltung des Budgets sicher und identifiziert Einsparpotenziale.
Notfallmanagement: In Krisensituationen oder bei dringenden Zwischenfällen koordiniert er sofortige Maßnahmen, um Schäden zu minimieren und den normalen Betriebsablauf schnellstmöglich wiederherzustellen.
Schnittstellenmanagement: Der Service Desk arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie Sicherheit, IT oder externen Dienstleistern zusammen, um ganzheitliche Lösungen bereitzustellen.
