Timeline zur Hausmeistersteuerung bei Standortverlagerungen

Zeitraum: Juli 2025 – Dezember 2026

Ziel: Die Implementierung einer strukturierten, inklusiven und digital gesteuerten Hausmeisterorganisation für einen fertiggestellten Neubau. Dabei werden klassische Hausmeisteraufgaben mit der Integration von Hausmeisterhelfern aus einer Behindertenwerkstatt kombiniert. Der Fokus liegt auf einer klaren Aufgabenverteilung, der Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten und Spinde, der Steuerung von Spontanaufgaben über den Service Desk sowie der langfristigen Personalentwicklung und Einhaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen.

• Planung & Strukturierung der Hausmeisteraufgaben (Juli – Oktober 2025)

  In der ersten Phase wird eine klare Trennung zwischen den Tätigkeiten von Hausmeistern und Hausmeisterhelfern vorgenommen, um eine effiziente Organisation zu gewährleisten. Dabei werden digitale Systeme für die Aufgabensteuerung eingeführt und Prozesse zur strukturierten Integration der Hausmeisterhelfer entwickelt.

  

• Regelmäßige Kontrollgänge & Instandhaltung

  -Tägliche Begehungen zur Feststellung von Gebäudeschäden oder technischen Mängeln

  -Überprüfung der Funktion von Türen, Fenstern, Beleuchtung und sanitären Einrichtungen

  -Sichtprüfung von Technikräumen, Heizungsanlagen, Lüftungssystemen und elektrischen Anlagen

  -Dokumentation über den Service Desk (CAFM-System)

  

• Technische Wartung & Kleinreparaturen

  -Kleinreparaturen (Türschlösser, Fenstermechanismen, Wasserhähne, Beleuchtung)

  -Austausch von Leuchtmitteln, Sicherungen und defekten Bauteilen

  -Begleitung und Koordination von externen Fachfirmen für größere Reparaturen

  -Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Aufzügen, Brandschutztüren und Fluchtwegen

  

• Schließdienst & Zugangskontrolle

  -Verwaltung mechanischer und digitaler Zutrittssysteme gemäß DIN EN 60839-11-1

  -Kontrolle der Notausgänge und Schließanlagen nach ASR A2.3

  -Abschließen des Gebäudes außerhalb der Betriebszeiten

• Winterdienst & Notfallmaßnahmen

  -Sicherstellung des Winterdienstes und Räumung von Hauptwegen

  -Bereitstellung und Auffüllung von Streugut für Gehwege

  -Koordination von Notfalldiensten bei Strom- oder Wasserausfällen

  -Kommunikation mit Rettungsdiensten bei Gebäudenotfällen

• Reinigung & Pflege der Verkehrsflächen

  -Unterstützung bei der Sauberhaltung von Eingangsbereichen, Fluren und Gehwegen

  -Pflege der Außenanlagen, inkl. Laubentfernung und Bewässerung von Pflanzen

  -Auffüllung von Verbrauchsmaterialien (Toilettenpapier, Seife, Papierhandtücher)

  

• Schließdienst & Kontrollgänge (assistierend)

  -Überprüfung, ob Fenster und Türen geschlossen sind

  -Sicherstellen, dass Notausgänge frei zugänglich bleiben

  -Meldung von Auffälligkeiten an die Hausmeister über den Service Desk

  

• Winterdienst & saisonale Tätigkeiten

  -Unterstützung beim Streuen von Gehwegen und Zugangsbereichen

  -Mithilfe bei der Beseitigung von Laub und Schnee

• Bereitstellung von Räumlichkeiten & Spinden

  November 2025 – Februar 2026

  Um eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung für die Hausmeisterhelfer zu gewährleisten, werden geeignete Räumlichkeiten eingerichtet:

  -Pausenraum: Ein Aufenthaltsbereich mit Sitzmöglichkeiten und ergonomischen Möbeln

  -Umkleideraum mit Spinden: Bereitstellung persönlicher Schließfächer für Wertgegenstände und Arbeitskleidung

  -Werkbereich für leichte Tätigkeiten: Einfache Werkbänke für assistierende Reparaturarbeiten

  -Barrierefreie Sanitäreinrichtungen gemäß DIN 18040

  Dokumentation: Erstellung eines Nutzungskonzepts für Arbeits- und Aufenthaltsräume.

• Integration der Spontanaufgaben für Nutzer über den Service Desk

  März – Juni 2026

  Ein digitales System zur Annahme und Priorisierung von Spontanaufgaben für Nutzer wird implementiert.

  Ablauf der Bearbeitung von Spontanaufgaben:

  -Nutzer stellt eine Anfrage über den Service Desk (z. B. umstellen von Möbeln, Transport kleinerer Gegenstände, Bereitstellung von Stühlen)

  -Automatische Priorisierung nach Dringlichkeit & Umsetzbarkeit

  -Aufgabenverteilung an Hausmeister oder Hausmeisterhelfer

  -Digitale Dokumentation der Erledigung mit Rückmeldung an den Nutzer

  Dokumentation: Erstellung eines Leitfadens für die Bearbeitung von Nutzeranfragen.

• Personalentwicklung & Arbeitsschutz

  Juli – Dezember 2026

  Schulungsprogramm für Hausmeisterhelfer:

  -Grundlagen der Hausmeistertätigkeiten (z. B. sicherer Umgang mit Werkzeugen)

  -Arbeitssicherheit & ergonomisches Arbeiten

  -Umgang mit Reinigungsmitteln & Materialien

  -Digitale Unterstützung & Nutzung des Service Desks

  

• Arbeitsschutzmaßnahmen für Hausmeisterhelfer:

  -Bereitstellung ergonomischer Arbeitsmittel

  -Begrenzung schwerer körperlicher Tätigkeiten

  -Regelmäßige Unterweisung zu Sicherheitsregeln nach DGUV Vorschrift 1

  -Notfallmaßnahmen & Evakuierungsschulungen gemäß ASR A2.3

  Dokumentation: Erstellung eines Arbeitsschutzkonzepts mit jährlichen Sicherheitsüberprüfungen.